E-Mail Archivierung

Die revisionsichere Aufbewahrungspflicht gilt auch für E-Mails!

Was wird sein, wenn das Finanzamt in einigen Jahren Ihre EMail-Kommunikation mit einem Kunden nachvollziehen möchte, um Buchungen anzuerkennen?

Was können Sie tun, wenn Sie unvermeidbar vor Gericht mit einem Kunden oder Lieferanten die dazugehörige Kommunikation belegen müssen, um zu Ihrem Recht zu kommen?

Der Gesetzgeber hat dazu in den letzten Jahren entsprechende Gesetzte erlassen, die jedes Unternehmen ab einer bestimmten Größe verpflichten, Ihre EMail-Kommunikation revisionssicher abzulegen und bei Bedarf den Behörden zur Verfügung zu stellen.

Wenn Unternehmen sich nicht an diese Vorgaben halten, können empfindliche Strafen verhängt werden, bis hin zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers .

Da kaum unterscheidbar ist, ob eine E-Mail geschäftlich relevant ist oder nicht, ist es sinnvoll, alle ein- und ausgehenden EMails revisionssicher und langjährig aufzubewahren.
Zusätzlich hat der Gesetzgeber verordnet, dass Dokumente in der Form, in der sie in das Unternehmen gelangt sind bzw. diese verlassen, gespeichert werden müssen. Diese bedeutet, dass Emails nicht einfach ausgedruckt und dann abgelegt werden dürfen, sondern in wiederherstellbarer Form archiviert werden müssen.

Da Emails leicht zu manipulieren sind, ist auch dafür Sorge zu tragen, Manipulationen zu verhindern bzw. diese nachvollzhiehbar zu erkennen.

Regeln und Vorschriften...

Da der Gesetzgeber keine genauen Vorschriften erlassen hat, wie die gegebenen Vorgaben umzusetzen sind, hat der Verband Organisations- und Infromationssysteme 10 goldene Regeln aufgestellt, die befolgt werden sollten, um die rechtlichen Risiken so gering wie möglich zu halten:


1. Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren

2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren

4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden

6. Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen

7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden

8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden

9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen

10. Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze



InnNet hat ein Email-Archivsystem entwickelt, das diese Anforderungen technisch umsetzt und zusätzliche Vorzüge bietet, die auch für den normalen Geschäftsbetrieb ausserodentlich interessant sind.

Bei der Realisierung haben wir den Schwerpunkt darauf gelegt, Techniken und Produkte zu verwenden, die möglichst frei vewendet werden dürfen, und weitestegehend standadisiert sind, dadurch auch in vielen Jahren noch nachvollziehbar und auf zukünftige System umsetzbar sind. Mit diesem System vereinen wir die gesetzlichen Anforderungen an die Email-Archivierung mit einem einfach zu bedienendem System zur Archivierung und Rekonstruktion von Emails.

Die Vorteile des InnNet-Archivsystems:

Die Archivierung erfolgt auf Server in unseren Rechenzentren. Dadurch haben Sie eine Datensicherung inklusive, die räumlich getrennt ist und auf die Sie jederzeit zurückgreifen können.

Jedes Sytem ist exklusiv für einen Kunden eingerichtet und kann nur über gesicherte Zugänge eingesehen werden.

Durch die Unterbringung im Rechenzentrum ist größtmögliche Datensicherheit garantiert.

Die Verwendung standadisierter Produkte und OpenSource garantieren Transparenz der verwendeten Techniken und trägt somit entscheidend zur Datensicherheit und langfristigen Verfügbarkeit bei.

• Das Archiv wird zusätzlich täglich auf ein identisches System in einem räumlich getrennten Datencenter gesichert. Somit ist auch der unwahrscheinliche Fall eines Komplettausfalls eines Rechenzentrums abgesichert.
  
• Zur Revisionierung werden die archivierten EMails mit einer Prüfsumme versehen.
  
• Sie bekommen monatlich eine DVD mit den Emails dieses Monats inclusive Prüfsummen zur zusätzlichen Ablage. Die Daten auf der DVD sind verschlüsselt abgelegt, um Mißbrauch zu verhindern, falls die DVD in falsche Hände gerät.
  
• Für die Anbindung an Ihre Struktur sind keine Eingriffe in bestehende Server notwendig, einzig der ein- und ausgehende Email-Verkehr wird über das Archiv-System geleitet.
  
• Sinnvollerweise wird der InnNet-Spam-und Virenschutz vorgeschalten, um das Archiv nicht mit unsinnigen Spammails zu belasten.
  
  

Zusätzlich ergeben sich aus dem System weitere Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Versehentlich oder auch absichtlich gelöschte Emails können auch nach Jahren noch gefunden und rekonstruiert werden. Durch den gesicherten Zugriff über Standard-Email-Clients ist das Durchsuchen und Rekonstruieren archivierter Emails so einfach wie im persönlichen Postfach.
  
• Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Informationen von Mitarbeitern versendet und empfangen wurden.
  
• Bei etwaigen Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern oder Kunden und Lieferanten kann auch vor Gericht glaubhaft dargelegt werden, welche Informationen und Dokumente zu welchem Zeitpunkt Ihr Unternehmen verlassen haben bzw. bei Ihnen angekommen ist.
  
• Zusätzlich empfehlen wir die Kombination mit Techniken, die das Versenden von Emails am Archivsystem vorbei verhindern. Die technische Realisierung übernehmen wir gerne für Sie.